Make-or-buy bei ERP-Software: Wann lohnt sich Eigenentwicklung im eigenen Betrieb?

Du hast drei Angebote auf dem Tisch. Eines kommt von einem SaaS-Anbieter — 24 € pro Nutzer und Monat, ab nächster Woche einsatzbereit. Eines kommt von einer Agentur, die dir ein Custom-System baut — 95.000 € einmalig, sechs Monate Entwicklung. Und das dritte ist ein Hybrid — Standard-SaaS plus zwei Custom-Module für deine speziellen Workflows — 18.000 € einmalig plus 800 € im Monat.

Welches der drei rechnet sich für dich? Die Antwort hängt von deinen Prozessen ab — und davon, wie sie sich in den nächsten fünf Jahren verändern.

Nach diesen 1.800 Wörtern kannst du anhand von acht Fragen entscheiden, welche Variante zu deinem Betrieb passt — mit ehrlichen Kostenspannen über fünf Jahre TCO und konkreten Beispielen aus dem Mittelstand.

Die drei Wege, kurz und klar

Standard-SaaS. Du mietest fertige Software (lexware, Xentral Starter, weclapp, Odoo Online, SAP Business One Cloud). Pro-Nutzer-Lizenz, monatlich kündbar, schnell startklar. Du bekommst ein erprobtes System, passt aber deine Prozesse an die Software an. Anpassungen sind möglich, aber begrenzt — und werden bei jedem Update neu validiert.

Custom-Development. Eine Agentur baut dir ein System, das deine Prozesse abbildet. Einmalige Entwicklungskosten, danach laufende Betriebskosten (Hosting, Wartung, Erweiterungen). Du bekommst maximale Anpassung, trägst aber Entwicklungs- und Wartungsverantwortung.

Hybrid. Standard-SaaS für 70–80 % der Anforderungen, Custom-Module für die kritischen Workflows. In der Praxis oft: Buchhaltung in lexoffice, Auftragsabwicklung in einem custom Next.js-Dashboard, Lager-Stamm in Xentral. Verbunden über APIs.

Acht Fragen, die die Entscheidung treffen

Diese Fragen sind aus zwölf Mittelstandsprojekten der letzten vier Jahre destilliert. Wenn du sechs oder mehr mit „Standard reicht“ beantworten kannst, ist Custom mit hoher Wahrscheinlichkeit Overkill. Wenn drei oder mehr klar Richtung „individuell“ kippen, bist du im Custom- oder Hybrid-Bereich.

1. Wie viele deiner Kernprozesse weichen von der Branche ab?

Wenn du eine Bauchemie-Manufaktur betreibst und deine Aufträge mit Chargennummern, Mischvorschriften und Trocknungs-Zeiten arbeiten — Standard-ERP wird das schmerzhaft. Wenn du ein Online-Shop mit Standard-Versandprodukten bist, passt Shopify plus Xentral fast immer. Faustregel: über drei branchenuntypische Prozesse → Custom oder Hybrid.

2. Wie viele Nutzer arbeiten täglich im System?

Pro-Nutzer-Lizenzen kippen ab ca. 30 aktiven Nutzern wirtschaftlich — bei 25 € pro Nutzer und Monat sind das 9.000 € im Jahr, 45.000 € auf fünf Jahre. Custom amortisiert sich in dieser Größenordnung schneller. Unter 15 aktiven Nutzern ist Custom in der Regel zu teuer.

3. Wie sehr ändern sich deine Prozesse in den nächsten fünf Jahren?

Wachsende Betriebe ändern Prozesse alle 6–18 Monate. SaaS-Anbieter ändern ihre Software in ihrer Logik, nicht in deiner. Wer in dynamischen Märkten arbeitet (Foodtech, D2C-Brands, Bau-Zulieferer mit volatilen Preisen), zahlt bei SaaS auf lange Sicht über Workarounds und Integrationen drauf.

4. Wie hoch ist dein Datenvolumen — und wer darf was sehen?

Standard-SaaS skaliert bei den meisten Mittelständlern problemlos. Aber: feinkörnige Berechtigungsstrukturen (Außendienst sieht nur Postleitzahlen, Disponent sieht nur eigenen Bereich, Geschäftsführung sieht alles maskiert) sind in SaaS oft eine teure Sonderlocke oder gar nicht abbildbar. Custom kann das von Anfang an sauber.

5. Welche Integrationen brauchst du heute — und welche in zwei Jahren?

DATEV, lexoffice, Shopify, Stripe, ein bestimmter Logistik-Partner — Standard-SaaS hat oft fertige Konnektoren. Was nicht da ist, kostet bei Custom 2–8 Tage pro Integration, bei SaaS oft monatliche Add-on-Lizenzen oder iPaaS-Tools (Zapier, Make, n8n) ab 30 € im Monat.

6. Wie wichtig ist dir der Datenbesitz?

Bei SaaS liegen deine Daten beim Anbieter. Migration ist möglich, aber selten reibungslos — und mit DSGVO-Verpflichtungen verbunden. Bei Custom liegen die Daten in deiner Hetzner- oder Supabase-Instanz. Du hast jederzeit Zugriff, kannst migrieren, kannst exportieren. Ein DATEV-Steuerprüfer fragt nach Rohdaten — du lieferst sie ohne Anbieter-Anfrage.

7. Wie viel internes Tech-Wissen hast du?

Custom ohne IT-Verantwortlichen im Haus ist schwierig. Wer Custom betreibt, braucht jemanden der Bug-Reports priorisieren, Feature-Requests einsortieren und mit der Entwicklungs-Agentur sprechen kann. Das müssen keine Vollzeit-Entwickler sein, aber jemand mit ein paar Stunden pro Woche und technischem Verständnis. Wenn das fehlt, ist Standard-SaaS oder ein Hybrid-Setup sicherer.

8. Wie groß ist dein Investitions-Spielraum?

Custom-Entwicklung erfordert eine vorab gezahlte Investition — bei einem belastbaren MVP zwischen 25.000 und 60.000 €, bei einer vollen Plattform 60.000–180.000 €. Das ist Liquidität, die bindet. SaaS hingegen ist OPEX statt CAPEX — kein Cashflow-Problem, dafür langfristig oft teurer.

TCO über fünf Jahre — drei realistische Szenarien

Diese Spannen kommen aus eigenen Projekten. Sie sind keine Garantien — sie zeigen Größenordnungen für einen typischen Mittelstandsbetrieb mit 20–40 Nutzern.

Standard-SaaS-Stack: ~120.000–240.000 € auf 5 Jahre

Beispiel: 30 Nutzer × 25 €/Monat × 60 Monate = 45.000 € reine Lizenz. Plus DATEV-Schnittstelle 1.200 €/Jahr. Plus zwei Add-on-Module à 800 €/Jahr. Plus iPaaS für nicht-vorhandene Integrationen 50 €/Monat. Plus Implementierungs-Beratung initial 8.000–15.000 €. Plus Schulungen alle 12–18 Monate 2.000–4.000 €. Macht 120.000–180.000 € — wenn nichts Außergewöhnliches passiert. Mit Custom-Anpassungen oder ERP-Migration zwischendurch eher 240.000 €.

Custom-Plattform: ~140.000–290.000 € auf 5 Jahre

Beispiel: Initial-Entwicklung 80.000 € (volle Plattform mit ERP, CRM, Reporting). Plus Hosting (Hetzner Cloud, 200 €/Monat) = 12.000 € auf 5 Jahre. Plus Wartung & kleinere Erweiterungen 1.500 €/Monat = 90.000 €. Plus eine größere Erweiterung in Jahr 3 (z.B. neue Integration oder Modul) 15.000–40.000 €. Macht 197.000–222.000 €. Bei höher skalierter Plattform mit aggressiver Weiterentwicklung 280.000 €+.

Hybrid-Setup: ~80.000–180.000 € auf 5 Jahre

Beispiel: lexoffice für Buchhaltung (300 €/Jahr × 5), Xentral Starter für Lager (3.600 €/Jahr × 5), Custom-Auftragsabwicklung als Next.js-Dashboard (initial 25.000 €, dann 600 €/Monat Wartung). Plus Connector-Wartung 200 €/Monat. Macht 78.000–130.000 €. Bei mehr Custom-Anteil näher an 180.000 €.

Hybrid sieht auf der Tabelle oft am günstigsten aus. In der Praxis ist es das nur, wenn die Aufteilung sauber ist und die Schnittstellen stabil. Bei zu vielen Konnektoren entstehen Zusatz-Kosten durch Wartung der Glue-Logik — das ist die häufigste Hybrid-Falle.

Wann SaaS klar gewinnt

Du hast standardisierte Branchenprozesse (Online-Shop mit Versand, Steuerkanzlei, klassisches B2B-Vertriebsbüro). Du bist unter 25 Nutzern. Du willst in 6–8 Wochen produktiv sein. Du hast keine IT-Person und auch nicht vor, eine einzustellen. In dieser Konstellation ist Custom ein Bremsklotz.

Wann Custom klar gewinnt

Deine Prozesse sind ein Kernteil deiner Differenzierung. Du hast 30+ aktive Nutzer. Du wachsest oder änderst Prozesse regelmäßig. Du brauchst feinkörnige Berechtigungs-Strukturen oder Branchenspezifika, die Standard-SaaS nicht oder schlecht abbildet. Du willst die Datenhoheit. Du hast einen technisch verantwortlichen Mitarbeiter. In dieser Konstellation amortisiert sich Custom in 24–36 Monaten.

Wann Hybrid die ehrliche Antwort ist

Du hast einen oder zwei Workflows, die du wirklich anders machst als die Branche — der Rest ist Standard. Beispiel: ein Heizungsbau-Betrieb in Schleswig-Holstein mit ungewöhnlicher Aufmaß-Logik (Custom), aber Standard-Buchhaltung (lexoffice). Oder ein Foodtruck-Franchise mit zentraler Disposition (Custom-Dashboard) und Standard-Kassen pro Truck (Vectron, weclapp). Hybrid ist hier oft 30–40 % günstiger als Vollcustom — aber nur, wenn die Schnittstellen sauber definiert sind.

Was hier kein Thema ist

Wir reden hier nicht über die Wahl zwischen einzelnen SaaS-Produkten — also nicht „lexoffice oder sevDesk“, „weclapp oder Xentral“, „Salesforce oder HubSpot“. Das ist eine eigene Diskussion mit anderen Kriterien (Funktionstiefe, Integrationen, UX). Hier geht es um die Architektur-Entscheidung eine Ebene höher.

Wir reden auch nicht über No-Code-Plattformen wie Airtable oder Notion als ERP-Ersatz. Die funktionieren bis zu einer bestimmten Größe und brechen dann brutal — das ist ein eigener Artikel.

Selbstkritik: das ist meine Sicht aus zwölf Projekten

Diese Logik ist aus konkreten Mittelstandsprojekten zwischen 2021 und 2025 destilliert. Bei dir kann sie anders aussehen — gerade wenn du in einer hochregulierten Branche arbeitest (Medizinprodukte, Finanzdienstleistung, Pharma) oder Konzern-Strukturen mit 200+ Nutzern hast. Da kippt die Rechnung in beide Richtungen. Wenn du unsicher bist, ob die Make-or-buy-Frage für dich überhaupt schon dran ist, lohnt sich ein Telefonat — das ist meist in einer halben Stunde geklärt.

Konkrete nächste Handlung

Geh die acht Fragen oben mit deinem Kernteam durch — am besten mit demjenigen, der täglich im aktuellen System arbeitet, und mit demjenigen, der für die Buchhaltung verantwortlich ist. Wenn ihr danach zwischen Hybrid und Custom schwankt, ist das ein guter Moment für ein Erstgespräch. Wenn ihr klar bei SaaS landet, brauchst du keine Agentur — dann brauchst du einen guten Implementierungs-Partner für das gewählte Produkt.